Gestion commerciale

Produits et prix

Gestion commerciale › Produits et prix

La liste présente tous les articles de la société avec leur référence, famille, prix d’achat, coût moyen pondéré (CMP), marge, stock et statut. En tête, quatre indicateurs : nombre d’articles, valeur du stock au CMP, articles sous le seuil d’alerte et nombre de niveaux de prix. Filtrez par famille ou par statut (actifs, inactifs, archivés).

Créer un article

1. Cliquez sur Nouvel article.
2. Onglet Général : désignation (obligatoire), référence interne (générée si vous la laissez vide, unique dans la société), code-barres (facultatif, unique), catégorie, unité de mesure, statut et case Gérer le stock de cet article — décochez-la pour un service ou une prestation.
3. Onglet Prix et marges : prix d’achat et les trois prix de vente hors taxes (par défaut Détail, Demi-gros et Gros, libellés modifiables dans les paramètres). La marge et son taux s’affichent en direct pour chaque prix.
4. Onglet Stock : dépôt de rattachement, stock initial et son coût unitaire, seuil d’alerte, stock minimum et maximum.
5. Onglet Comptabilité : taxe applicable, compte de vente (classe 7) et compte d’achat (classe 6).
6. Cliquez sur Enregistrer.

Une catégorie ou une unité manquante se crée sans quitter la fiche, avec Nouvelle catégorie ou Nouvelle unité : votre saisie en cours est conservée.

Règles appliquées

• Le coût moyen pondéré est recalculé à chaque entrée en stock ; il ne se saisit jamais. Tant qu’il n’existe pas, la marge est estimée sur le prix d’achat.
• Un prix de vente inférieur au CMP est accepté, mais la marge négative s’affiche en rouge avec un avertissement.
• Le stock initial ne se saisit qu’à la création : il produit un mouvement d’ouverture et l’écriture de stock d’ouverture (compte 31 au débit, 101 au crédit). Son coût devient le CMP de départ.
• Ensuite, le stock ne se corrige jamais sur la fiche : il évolue uniquement par achat, vente, sortie, transfert ou inventaire.
• Les comptes proposés viennent de la catégorie et restent modifiables article par article.

Archiver un article

Le bouton Archiver retire l’article des listes actives ; il reste consultable en historique et dans les opérations passées. L’archivage est refusé, avec le motif, s’il reste du stock ou si un brouillon d’opération utilise encore l’article.

Catégories d’articles

Gestion commerciale › Catégories

Chaque entreprise définit ses propres catégories (familles) pour regrouper ses articles et leur proposer des comptes de vente et d’achat par défaut. Nouvelle catégorie demande :

• Libellé (obligatoire) et code (généré si vide, unique dans la société) ;
• Catégorie parente, pour une arborescence ;
• Nature : marchandises (701 / 601), prestations de service (706 / 604) ou produits fabriqués (702 / 601) ;
• éventuellement un compte de vente (classe 7) et un compte d’achat (classe 6) précis, qui priment sur la nature.

Une catégorie ne se supprime pas : archivée, elle n’est plus proposée aux nouveaux articles, et ceux qui l’utilisent la conservent.

Importer des fiches (CSV)

Articles, clients et fournisseurs peuvent être chargés en une fois depuis un fichier CSV, avec le bouton Importer de chaque liste.

1. Cliquez sur Télécharger le modèle CSV. Il s’ouvre dans Excel ou LibreOffice ; le tableau « Colonnes reconnues » de l’écran explique chaque colonne avec un exemple.
2. Remplissez une ligne par fiche et enregistrez au format CSV (séparateur ; ou ,, encodage UTF-8 ou Windows, 2 Mo et 2 000 lignes au plus).
3. Choisissez le fichier puis Analyser le fichier. Rien n’est encore enregistré : l’aperçu indique, ligne par ligne, ce qui sera créé, mis à jour ou en erreur.
4. Cliquez sur Importer maintenant pour enregistrer les lignes valides, ou corrigez le fichier et renvoyez-le. Abandonner ce fichier annule tout.

• L’ordre des colonnes est libre ; les colonnes inconnues sont ignorées.
• Une catégorie ou une unité inconnue est créée à la volée.
• Une fiche existante est mise à jour, jamais dupliquée.
• Un export de l’application se réimporte tel quel : les colonnes calculées (stock, CMP, encours…) sont reconnues et ignorées. Le stock et les écritures ne s’importent jamais : ils ne bougent que par mouvements tracés.

Clients et fournisseurs

Gestion commerciale › Clients et Gestion commerciale › Fournisseurs

Les deux listes fonctionnent de la même façon. Leur bandeau affiche le nombre de fiches, les créances (ou dettes) en cours et, côté clients, le nombre de plafonds de crédit dépassés.

La fiche tiers

• Identité : raison sociale (obligatoire), nom commercial, personne morale ou physique, n° de compte contribuable (unique s’il est renseigné), RCCM.
• Coordonnées : téléphone, e-mail, site, ville, commune, pays, contact principal et fonction, adresses et contacts complémentaires, notes.
• Conditions commerciales : délai de paiement (sert à calculer l’échéance), régime fiscal, plafond de crédit, prix de vente par défaut (appliqué d’office aux ventes de ce client) et case Bloquer ce client.
• Comptabilité : le compte auxiliaire est généré automatiquement comme sous-compte de 411 (clients) ou 401 (fournisseurs) ; il reste modifiable.

Encours et blocage

L’encours réel (solde des documents non soldés) est calculé en continu et confronté au plafond à chaque vente à crédit. Si le plafond est dépassé, un bandeau l’indique et le contrôle d’encours s’applique. Un tiers bloqué ne peut plus faire l’objet d’une opération à crédit.

Archiver retire la fiche des listes actives. C’est refusé tant qu’un encours reste ouvert ou qu’un brouillon référence la fiche ; les opérations et écritures validées conservent le tiers en historique.

Les opérations commerciales

Gestion commerciale › Opérations

Ventes, achats, dépenses, avoirs, approvisionnements, sorties : toutes les pièces commerciales sont des opérations. La liste couvre l’exercice en cours, avec les totaux HT, taxe, TTC, réglé et reste à régler ; filtrez-la par groupe (Ventes / Achats et dépenses) et par statut.

Cycle de vie

Saisir une opération

1. Cliquez sur Nouvelle opération.
2. Choisissez le groupe, le type d’opération puis le document à établir. Le formulaire s’adapte au type : seules les zones utiles s’affichent, et l’encadré Effets à la validation rappelle ce qui sera produit.
3. En-tête : la référence est générée selon la numérotation de la société ; la date doit appartenir à un exercice ouvert. Selon le type : dépôt concerné, dépôt destinataire (transfert) ou motif de sortie (perte, casse, péremption, don, consommation interne).
4. Tiers : sélectionnez le client ou le fournisseur. Son encours et son plafond s’affichent. S’il n’existe pas encore, Créer la fiche l’ouvre dans un nouvel onglet ; rechargez ensuite la liste.
5. Lignes de produits (ventes, achats, avoirs) : article, quantité, prix retenu parmi les trois prix de vente, remise en %, taxe. Les montants HT, taxe et TTC se calculent en direct. Un avertissement signale une quantité supérieure au stock disponible du dépôt.
6. Lignes de charges (dépenses) : catégorie de dépense (eau et électricité, loyers, entretien, assurances, publicité, télécommunications, frais bancaires…), libellé, montant HT, taxe et case Récupérable — la taxe n’est portée en déduction que si elle est cochée.
7. Règlement : mode de paiement et montant réglé. Mettez 0 pour une opération à crédit : l’échéance est alors calculée depuis le délai de paiement du tiers.
8. Imputation comptable : le schéma d’écriture est proposé selon le type et le mode de paiement, et l’aperçu de l’écriture montre les comptes qui seront mouvementés.
9. Ajoutez si besoin un commentaire, une référence externe ou un document numérisé, puis cliquez sur Enregistrer en brouillon ou directement sur Valider l’opération.

Au clavier, dans le tableau des lignes : Ctrl + Entrée ajoute une ligne, Ctrl + Suppr retire la ligne courante, Alt + ↑ / ↓ change de ligne en restant dans la même colonne.

Valider, modifier, supprimer

La fiche d’une opération

Cliquez sur une référence pour ouvrir la fiche : montants HT, taxes, TTC, réglé et reste à régler, échéance, lignes, écritures comptables produites, mouvements de stock (valorisés au CMP) et traçabilité (création, validation, échéance). Le bouton PDF produit le document imprimable, avec le logo de la société (selon la formule).

Valider

Valider l’opération ouvre une confirmation qui récapitule les effets. La validation est tout ou rien : si le stock est insuffisant ou si l’encours du client dépasse son plafond, elle est refusée sans rien enregistrer. Une fois validée, l’opération ne se modifie plus.

Corriger une opération validée

On ne modifie jamais une opération validée : on saisit un avoir (sur vente ou sur achat) ou une opération inverse. L’écriture d’origine demeure au journal, ce qui garantit une comptabilité continue.

Modifier ou supprimer un brouillon

Un brouillon se modifie avec le bouton Modifier de sa fiche, puis Enregistrer les modifications ; la référence, le type et l’exercice ne changent pas. Supprimer le brouillon l’efface définitivement : il n’avait produit aucun effet, et sa référence ne sera pas réutilisée.

Proformas (devis)

Une proforma se saisit comme une vente, avec le type Devis / Proforma. Elle n’a aucun effet : ni écriture, ni stock, ni échéance. Elle ne se valide donc pas et reste modifiable à tout moment (bouton Modifier de la fiche), et s’imprime en PDF pour être envoyée au client. Lorsque le client confirme, saisissez la vente correspondante : c’est elle qui produit les effets.

Règlements et lettrage

Gestion commerciale › Règlements

Un règlement enregistre un paiement reçu d’un client (encaissement) ou versé à un fournisseur (décaissement) et l’impute sur un ou plusieurs documents non soldés.

1. Cliquez sur Nouveau règlement.
2. Choisissez le sens (encaissement client ou décaissement fournisseur), le tiers et la date (dans un exercice ouvert).
3. Indiquez le mode de paiement, le montant et, pour un chèque ou un virement, la référence de pièce et la date de valeur.
4. Répartissez le montant sur les documents non soldés du tiers. Imputer du plus ancien au plus récent le fait automatiquement ; vous pouvez ajuster ligne à ligne ou Tout remettre à zéro.
5. Vérifiez le récapitulatif (montant, total imputé, documents soldés, non imputé) puis Enregistrer le règlement.

• Un règlement peut solder une facture, plusieurs, ou une partie seulement. Les documents passent à « partiellement réglé » puis « soldé ».
• Le trop-perçu est conservé en avance du tiers, imputable sur un document ultérieur.
• Le total imputé ne peut pas dépasser le montant du règlement.
• L’enregistrement produit l’écriture de trésorerie, met à jour l’encours du tiers et la balance âgée.

Annuler un règlement : la contre-passation

Un règlement ne se supprime pas. Le bouton Contre-passer demande un motif (chèque impayé, erreur de saisie, double encaissement…) puis : passe l’écriture inverse datée du jour, défait les imputations (les documents redeviennent à régler), annule le lettrage et marque le règlement d’origine « contre-passé ».

Balance âgée

L’écran des règlements présente la balance âgée clients et la balance âgée fournisseurs : le reste dû de chaque tiers réparti par ancienneté de l’échéance — non échu, 1 à 30 jours, 31 à 60 jours, 61 à 90 jours et plus de 90 jours. Le bandeau affiche les créances clients, dettes fournisseurs, créances échues et règlements de la période. Exporter la balance âgée la produit en CSV.

Stocks et dépôts

Gestion commerciale › Stocks et dépôts

L’état du stock présente chaque article par dépôt : stock, seuil, minimum et maximum, CMP, valeur et état (Rupture de stock lorsque le stock est inférieur ou égal au seuil d’alerte). Le bandeau donne la valeur consolidée et le nombre de produits en rupture. Le stock ne devient jamais négatif.

Le journal des mouvements

Chaque mouvement est daté, valorisé, rattaché à son opération d’origine et à son auteur, et irréversible une fois validé :

Sortie exceptionnelle

Le bouton Sortie exceptionnelle constate une perte, une casse, une péremption, un don ou une consommation interne : article, quantité, motif, date et précision. L’écriture est produite au CMP : compte 65 (autres charges) au débit, 31 (marchandises) au crédit.

Transfert entre dépôts

Le bouton Transfert entre dépôts déplace un article vers un autre dépôt. Deux mouvements sont enregistrés (sortie puis entrée), sans écriture comptable : la valeur du stock ne change pas. Fonction incluse selon la formule d’abonnement (Premium dans l’offre standard).

Les boutons Exporter l’état et Exporter les mouvements produisent des fichiers CSV.

Inventaires

Gestion commerciale › Inventaires

Un inventaire compare le stock physique compté au stock théorique, puis ajuste le stock. Un inventaire en cours n’empêche pas l’exploitation : les ventes et achats continuent d’être saisis.

1. Ouvrir — Nouvel inventaire : périodicité (journalier, hebdomadaire, mensuel, annuel, ponctuel), dépôt, périmètre (tous les articles, une famille ou une sélection), date de comptage et responsable. Créer et figer le stock génère la référence.
2. Figer — le stock théorique et le CMP de chaque article sont figés à la création ; ils n’évoluent plus ensuite.
3. Compter — saisissez le stock physique ligne par ligne puis Enregistrer le comptage, ou importez la feuille : Exporter la feuille de comptage, complétez la colonne « Stock physique », puis Importer le CSV. Le comptage à plusieurs est possible ; une ligne vide est « non comptée ».
4. Contrôler — l’écart en quantité et sa valorisation au CMP s’affichent. Au-delà du seuil d’écart (5 % par défaut), la ligne est mise en évidence et un motif devient obligatoire.
5. Valider — Valider l’inventaire (soumis à habilitation) ajuste le stock, génère les mouvements d’écart et l’écriture de régularisation : excédent, 31 au débit et 603 au crédit ; manquant, l’inverse.
6. Archiver — l’inventaire validé passe en lecture seule et reste conservé comme pièce justificative. Cette étape n’est pas réversible.