Paramètres et administration

Paramètres de la société

Paramètres › Société

L’écran est organisé en onglets ; un utilisateur sans droit de paramétrage le voit en lecture seule.

Identité

Raison sociale, forme juridique, secteur d’activité (qui détermine le modèle sectoriel du plan de comptes), n° de compte contribuable, RCCM, adresse, ville, commune, pays, téléphone, e-mail, site web. Le logo (JPEG ou PNG, 1 Mo au plus) est imprimé en tête des factures, bulletins et états ; Retirer le logo le supprime. Cliquez sur Enregistrer l’identité.

Exercice et devise

Jour et mois de début d’exercice (la fin est calculée douze mois plus tard), appliqués aux exercices créés ensuite, et devise (code ISO, par exemple XOF pour le franc CFA, sans décimales). Les clôtures se gèrent depuis Comptabilité › Clôtures.

Dépôts

Liste des dépôts (code, libellé, dépôt principal, statut). Le dépôt principal reçoit par défaut les entrées et sorties. Le nombre de dépôts est limité par la formule d’abonnement.

Numérotation

Un masque par type de document (facture, avoir, proforma, bons, pièces de caisse, règlements, inventaires…), composé d’un préfixe, de {AAAA} pour l’année et de {NNNNNN} pour le compteur — par exemple FV-{AAAA}-{NNNNNN} donne FV-2026-000185. Le compteur repart à chaque exercice. Dès qu’un masque a servi sur l’exercice, il est figé pour garantir la continuité des références.

Prix de vente, unités et modes de paiement

• Libellés des trois prix de vente (par défaut Détail, Demi-gros, Gros). Le prix 1 est proposé par défaut à la vente.
• Unités de mesure proposées sur les fiches article (pièce, carton, sac, kilogramme, litre…). Une unité utilisée ne peut pas être supprimée.
• Modes de paiement activés et leur compte de trésorerie, en consultation.

Utilisateurs et rôles

Paramètres › Utilisateurs et rôles

Inviter un utilisateur

1. Cliquez sur Nouvel utilisateur.
2. Saisissez son nom complet et son e-mail.
3. Cochez la ou les sociétés auxquelles il est rattaché et choisissez son rôle sur chacune.
4. Créer et inviter : il reçoit un courriel avec un lien, valable 24 heures, pour choisir son mot de passe. Le bouton Lien renvoie une invitation si besoin.

La liste affiche, pour chacun, ses rôles par société, son dernier accès et son statut. Habilitations modifie ses rattachements et rôles ; le bouton de statut le désactive ou le réactive. Le nombre d’utilisateurs est limité par la formule. Le dernier administrateur d’une société ne peut pas être rétrogradé, et nul ne peut retirer son propre rôle d’administrateur.

Rôles livrés

Créer ou adapter un profil

La matrice des habilitations montre, pour chaque rôle et chaque module (tableau de bord, gestion commerciale, comptabilité, fiscalité, paie, paramètres, journal d’audit), les autorisations élémentaires accordées : consulter, créer, modifier, valider, annuler, supprimer, paramétrer. Nouveau profil en crée un propre à la société en cochant ces autorisations module par module ; toute autorisation accordée implique « consulter ». Les utilisateurs rattachés reçoivent les nouveaux droits à leur prochaine session.

Schémas d’écriture

Paramètres › Schémas d’écriture

Un schéma traduit un événement (vente à crédit, achat au comptant, règlement client, écart d’inventaire…) en écriture comptable : journal, comptes, sens et source de chaque montant (HT, taxe, TTC, coût, réglé…). La bibliothèque livrée couvre toutes les opérations ; l’entreprise sélectionne, elle ne part pas d’une page blanche.

• Simulateur : éprouvez un schéma sur des montants fictifs (HT, taxe, coût, réglé) et vérifiez que l’écriture est équilibrée. Aucune écriture n’est produite.
• Affecter : choisit le schéma utilisé pour un type d’opération et un mode de paiement. Les écritures existantes ne changent pas.
• Activé / Inactif : retire un schéma de la sélection.
• Dupliquer puis Adapter : un schéma employé ne se modifie jamais ; on le duplique et on adapte la copie (libellé, journal, lignes), puis on l’affecte. Fonction incluse selon la formule (Premium dans l’offre standard).

Toute modification est tracée au journal d’audit.

Accès applicatif (API)

Paramètres › Accès applicatif

L’API permet à un autre logiciel (outil de reporting, site marchand, partenaire) de lire les données de la société en JSON. Elle est en lecture seule et incluse selon la formule (Premium dans l’offre standard).

Créer une clé

1. Cliquez sur Nouvelle clé et donnez-lui un libellé (l’outil ou le partenaire qui l’utilisera).
2. Créer la clé : elle s’affiche une seule fois. Copiez-la immédiatement et conservez-la en lieu sûr.
3. La liste montre ensuite son préfixe, sa date de création, son dernier accès et le nombre d’appels. Révoquer la désactive immédiatement.

Utiliser l’API

Chaque requête transmet la clé dans l’en-tête Authorization :

curl -H "Authorization: Bearer VOTRE_CLE" https://adresse-de-votre-instance/api/v1/articles

Les listes sont paginées avec page et par_page (200 au plus). Une clé révoquée est refusée immédiatement, et chaque création ou révocation est consignée au journal d’audit. Une clé donne accès aux seules données de la société qui l’a créée.

Suppression, export et purge

Paramètres › Suppression et purge

Niveau 1 : supprimer un enregistrement

• Un enregistrement à la fois, dans le module où il a été créé, sans suppression en cascade.
• Par défaut, la suppression est logique : l’élément est archivé, disparaît des listes actives et reste consultable en historique.
• La suppression définitive n’est possible que pour un brouillon n’ayant produit aucun effet.
• Elle est refusée, avec le motif, si l’élément est utilisé par une écriture validée, un règlement, un inventaire ou un bulletin validé : archivez-le plutôt.
• Elle exige le droit « supprimer » sur le module et passe par une boîte de confirmation ; elle est consignée au journal d’audit.

Exporter toutes les données

Exporter toutes les données télécharge à tout moment une archive complète des données de la société dans un format exploitable. Cet export reste accessible même après l’expiration de l’abonnement, pendant le délai de grâce.

Niveau 2 : purge globale de la société

Réservée à l’administrateur, elle efface toutes les données de la société. Elle est entourée de garde-fous :

1. Décompte exact des données concernées, module par module, affiché avant toute action.
2. Export préalable obligatoire : un export intégral de moins de 24 heures est exigé.
3. Motif de la purge.
4. Double confirmation : saisie de la raison sociale exacte, puis de votre mot de passe.
5. Délai de grâce de 30 jours : la société est suspendue mais restaurable, et un administrateur peut Annuler la purge programmée.

La purge est tout ou rien (aucune purge partielle). Une trace d’audit est conservée hors du périmètre purgé. Vérifiez au préalable les durées légales de conservation des pièces comptables et des bulletins de paie.

Journal d’audit

Système › Journal d’audit

Chaque action significative est consignée en écriture seule : date et heure, utilisateur, société, module, type d’action (création, modification, validation, annulation, connexion…), objet concerné, valeurs avant et après et adresse de connexion. Personne ne peut modifier ou effacer une entrée.

• Filtrez par type d’action ; le tableau de répartition permet de filtrer en un clic.
• Le bandeau signale les échecs d’authentification, à examiner.
• La durée de conservation dépend de la formule (3 mois, 12 mois ou toute la durée de l’abonnement dans l’offre standard).
• Exporter est réservé aux profils habilités.

Abonnement et formules

Système › Abonnement

L’écran présente votre formule, sa date de souscription et son échéance (avec la part de la période écoulée), le tarif indicatif, et les quotas consommés : sociétés, utilisateurs, dépôts, salariés en paie. Toutes les sociétés d’un même compte client partagent la même formule et la même échéance.

Les trois formules (offre standard)

Le contenu exact des formules et leurs tarifs peuvent évoluer : l’écran Abonnement de votre application fait foi.

Changer de formule

• À la hausse, le changement est immédiat et sans interruption de service.
• À la baisse, il n’est possible que si l’usage actuel tient dans les quotas de la formule visée ; rien n’est jamais supprimé pour y parvenir. Les fonctions hors formule deviennent inactives, sans perte de données.
• L’échéance de la période en cours ne change pas. Le changement est réservé à l’administrateur et consigné au journal d’audit.

Quotas et échéance

Quand un quota est atteint, la création suivante de ce type demande une formule supérieure ; l’existant reste accessible. Des alertes préviennent 30, 15 et 7 jours avant l’échéance. À l’expiration, l’accès passe en lecture seule : les données restent consultables et exportables, et choisir une formule rouvre une période d’un an.